Akademik Sunum

Sıra	DOSYA ADI	Format	Bağlantı
01.	Bilgi Yönetim Sürecinde Kurumsal Kaynak Planlaması Ve Bir Uygulama: Bi̇ys	pptx	Sunumu İndir Sunuyu İndir Sunumu İndir

[1]

Bilgi Yönetim Sürecinde Kurumsal Kaynak Planlaması ve Bir Uygulama: BİYS 17. Akademik Bilişim Konferansı, Aksaray, 08-10 Şubat 2017 Yrd. Doç. Dr. M. Emin Korkusuz1 Uzm. Dr. Öznur Öztunç Kaymak2 Uzm. Özlem Tülek2 1Balıkesir Üniversitesi, Necatibey Eğitim Fak., Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri Eğitimi Bölümü, Balıkesir 2Balıkesir Üniversitesi, Bilgi İşlem Daire Bşk., Balıkesir

[2]

İşletmeler bilgi teknolojilerinin gelişmesi, artan rekabet koşulları ve değişen ekonomik şartlar sebebiyle kendi piyasalarında ayakta kalabilmek için, kaliteli ürün ve hizmet üretmeye çalışmaktadırlar. Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) sistemleri, bir organizasyonun tüm alanlarını kapsayan bilgisayar destekli bir yönetim bilgi sistemidir. KKP sistemleri, işletmenin tüm yönlerini birleştiren tek bir veri tabanı, tek uygulama ve bütünleşik bir ara yüz sağlayarak insan kaynaklarından muhasebe, satış, üretim ve dağıtıma kadar her şeyin bütünleştirildiği bir uygulamadır. Kurumsal Kaynak Planlaması Nedir?

[3]

1960’lı yıllarda ilk kez MRP (Materials Resource Planning) yapısı ABD’de kullanılmaya başlanmıştır. 1970’li yıllarda yine ABD’de ortaya çıkan MRP II (Manufacturing Resource Planning) sadece üretim değil, tüm kaynakların kontrollü bir şekilde kullanılmasını hedeflemekteydi. 1990’lı yıllarda ise MRP ve MRP II yapılarını da içine alan, bir işletmenin tüm kaynaklarını etkin ve verimli bir şekilde planlaması için tek bir veri tabanı kullanarak, özellikleri farklı çok sayıda departmanı birbiri ile entegre ederek bilgi paylaşımını sağlayan KKP (Enterprise Resource Planning) kavramı ortaya çıkmıştır. Kurumsal Kaynak Planlaması’nın Tarihçesi

[4]

Bilgi işlem birimleri kurumun/işletmenin bilişim teknolojileri ve yazılım alanındaki altyapısını yöneten, destek veren ve geleceğe yönelik bilişim yatırım planlarını oluşturan birimlerdir. Bilgi işlem birimleri, genellikle yaptıkları işlere göre küçük gruplara (e-posta, web, network, sistem destek vb.) ayrılmaktadır. Bu birimler, kendilerine iletilen taleplere mümkün olan en kısa sürede cevap vermekle sorumludur. Fakat bu taleplerin nasıl iletileceği, taleplerin ifade edilmesi ve anlaşılması noktasında problemler yaşanmaktadır. Ayrıca iş süreçlerinin takibi, gruplar arası koordinasyon, yöneticilerin verilen hizmetlerle ilgili raporları almakta yaşadığı güçlükler bu birimlerin başlıca sorunları arasındadır. Bu çalışmada üniversitemizin bilgi işlem birimi, kurumsal kaynak yönetimi ilkelerine göre incelenerek mevcut işleyişe yeni bir bakış açısı ile yaklaşılmaya çalışılmıştır. Bilgi İşlem Departmanları

[5]

Modüler Yapı KKP sistemleri, bir kurumda birbiriyle uyumlu çalışabilen bölümlere göre geliştirilmiş modüler yapılardan meydana gelmektedir. BİYS de bilgi işlem birimlerinin yaptıkları faaliyetlere göre ayrılmış küçük gruplara (web, eposta, network, donanım, sistem destek) uygun modüllerden oluşmaktadır. KKP’nin Özellikleri ile BİYS’in Değerlendirilmesi

[6]

Entegrasyon KKP sistemleri, bir kurumun farklı bölümleri arasındaki koordinasyonu sağlamaya yardımcı olmaktadır. Bilgi işlem birimini oluşturan grupların birbiriyle koordineli bir şekilde çalışmasına olanak sağlayacak şekilde iş süreçlerinin planlaması yapılmıştır. KKP’nin Özellikleri ile BİYS’in Değerlendirilmesi

[7]

Esneklik Bilgi ve teknolojinin çok hızlı değişmesi ve bununla birlikte müşteri istek ve beklentilerinin de değişmesi, KKP sistemlerinin bu değişime adapte olmasını gerektirmektedir. BİYS, esnek modüler yapısı sayesinde ihtiyaç duyulduğunda yeni modüllerin eklenmesine ve sürüm güncellenmesine olanak tanımaktadır. KKP’nin Özellikleri ile BİYS’in Değerlendirilmesi

[8]

Ortak Veri Tabanı Yüksek standarda sahip olan KKP sistemleri genellikle tüm kuruluşlar için tek bir mantıksal veri tabanı kullanır. BİYS de bilgi işlem birimlerinin tüm faaliyetlerini tek bir veri tabanında birleştiren bir yapıya sahiptir. Bu sayede bu veri tabanı üzerinden istenildiği anda, istenilen bilgiye ulaşılabilmektedir. Yapılan tüm faaliyetlerin, tek bir veri tabanı üzerinde kayıt altına alınmasının yanında, faaliyetlerin raporlarının alınmasına olanak tanımaktadır. KKP’nin Özellikleri ile BİYS’in Değerlendirilmesi

[9]

Yüksek Maliyet KKP sistemleri, yüksek maliyet içeren karmaşık sistemlerdir. BİYS, bilgi işlemin kendi kaynaklarıyla (veri tabanı, web alanı, iş gücü) oluşturulduğu için bu özelliğiyle KKP’den farklılık göstermektedir. KKP’nin Özellikleri ile BİYS’in Değerlendirilmesi

[10]

Güvenilir Bilgi Erişimi Tek bir mantıksal veri tabanı kullanılan KKP sistemleri bu veri tabanından istenilen zamanda erişim sağlanarak doğru ve güvenilir bilgiye ulaşmaktadır. BİYS ile de tüm bilgi işlem biriminin faaliyetleri kayıt altına alınmakta, güncel ve güvenilir bir veri akışı sağlanmaktadır. Kişi tarafından girilen bilgilerin doğruluğu teyit ettirilir. KKP’nin Yararları ile BİYS’in Değerlendirilmesi

[11]

Gereksiz Veri ve İşlemlerin Önlenmesi KKP süreçlerdeki gereksiz katmanları ve işlemleri ortadan kaldıran bir yapı sunmaktadır. BİYS de bilgi işlem hizmetlerinden faydalanan kullanıcıların, bilgi işlem birimine taleplerini iletmesi noktasında sunduğu kolaylıklarla gereksiz iş süreçlerini ortadan kaldırmaktadır. KKP’nin Yararları ile BİYS’in Değerlendirilmesi

[12]

Maliyet Azaltımı KKP, kârlılık artışı, verimlilik ve maliyet azaltımı etkisine sahiptir. BİYS kârlılık artışından ziyade maliyet azaltımı etkisine sahiptir. Destek hizmetleri verilirken telefonla görüşme ücretleri ve kırtasiye masraflarının kuruma yansıması ayrıca bir maliyete sebep olmaktadır. Bu sebeple BİYS’nin destek modülü ile internet erişimi olan bir bilgisayardan talebi girmesi yeterlidir. KKP’nin Yararları ile BİYS’in Değerlendirilmesi

[13]

Teslimat ve Döngü süresini Kısaltma KKP, müşteri taleplerini zamanında ve istenilen kalitede gerçekleştirerek üretim tedarik süresini kısaltmaktadır. BİYS ile bilgi işlem hizmetlerinden faydalanan kullanıcılar, taleplerini tek bir kanaldan ve direk konunun muhatabı personele aktarabildikleri için hem yanlış anlaşılmaların önüne geçmektedir hem de iş süreçlerinin kısalmasını sağlamaktadır. KKP’nin Yararları ile BİYS’in Değerlendirilmesi

[14]

Üst Yönetimin Desteğinin Eksikliği KKP sisteminin uygulanması aşamasında üst yönetimin projeyi yeterince sahiplenmemesi, başarıya ulaşılacağı konusunda inanç ve desteğin eksik olması ciddi bir problemdir. KKP’nin Uygulama Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar

[15]

Kullanıcıların Sistemi Kullanmaya Direnç Göstermesi KKP sisteminin başarılı bir şekilde uygulanabilmesi için kullanıcıların sistemi kullanmaya istekli olması çok önemlidir. Kullanıcılar eğitim yetersizliği, işini kaybetme korkusu, değişime kapalı olma vb. sebeplerle KKP sistemini kullanmak istemeyebilirler. KKP’nin Uygulama Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar

[16]

Kurulum Süresi KKP sisteminin kurumun tüm bölümlerini ve fonksiyonlarını kapsayacak şekilde kullanılmaya başlaması çok uzun bir süreçte gerçekleşmektedir. KKP’nin Uygulama Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar

[17]

Maliyetlerin Yüksek Olması KKP sistemlerinin maliyeti çok yüksektir. Yazılım maliyeti, eğitim ve danışmanlık ücretleri, bakım ve sürüm güncellemeleri ücretleri sistemin maliyetini arttırmaktadır. Yanlış maliyet hesaplamaları sistemin başarısızlığına sebep olmaktadır. KKP’nin Uygulama Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar

[18]

İşletmeye Uygun Yazılım Seçilmemesi İşletmelerin KKP sistemlerine geçişte yaşadığı önemli sorunlardan biri de KKP yazılımını sağlayan işletmenin ve ürünün doğru seçilmemesi ve bu seçim sürecini sağlıklı gerçekleştirmemesidir. İşletmeye uygun bir yazılımın seçilmemesi, işletmenin yapısında, iş süreçlerinde problemlere neden olmaktadır. KKP’nin Uygulama Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar

[19]

Karmaşıklık KKP sistemi uygulamaya alınırken, işletmenin verilerinin yazılıma eksik, düzensiz ya da yanlış aktarılması karmaşıklığa sebep olmaktadır. Ayrıca ihtiyaç duyulmayacak ya da kullanılmayacak modül ve fonksiyonların sistemde bulunması yazılımı hantal ve karmaşık hale getirmektedir. KKP’nin Uygulama Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar

[20]

Yetersiz Danışmanlık Desteği KKP sisteminin uygulanması sırasında danışmanlık desteği çok önemlidir. İş süreçlerinin her aşamasında, özellikle ihtiyaç analizinin yapılıp versiyon değişikliği ya da ek modüllerin eklenmesinin gerekli olduğu durumlarda danışmanlık desteğine ihtiyaç duyulmaktadır. KKP’nin Uygulama Sürecinde Karşılaşılan Sorunlar

[21]

1- BİYS, bilgi işlem biriminin tüm faaliyet alanlarını içermekle birlikte, özellikle kullanıcılara teknik destek ve yardım ara yüzlerinde kullanıcının problemini doğru bir şekilde ifade etmesini sağlayacak kategori ve alanların bulunması zorunluluğu doğmaktadır. 2- BİYS, bütün kullanıcılarının BİYS’i kullanabilecek kadar bilgisayar kullanma bilgi ve becerisine sahip ve aynı zamanda bu sistemi kullanmaya istekli olduğu varsayımına dayanmaktadır. Uygulamada bazı kullanıcıların sistemi kullanırken zorlandığı, bazılarının ise sistemi kullanmaya karşı direnç gösterdiği görülmektedir. 3- BİYS’in başarılı bir şekilde kullanılabilmesi için yönetici ve bilgi işlem personelinin sistemi desteklemesi olmazsa olmaz şarttır. Ancak uygulamada yöneticilerin eski sistem uygulamalarını devam ettirme konusunda ısrarcı olduğu görülmüştür. BİYS Projesinde Karşılaşılan Problemler

[22]

1- İhtiyaç Analizi ve Tanımlamaların Yapılması Bilgi İşlem Daire Başkanlığı bünyesinde hizmet veren grupların görev tanımları ve iş süreçleri analiz edilerek, çalışanlarla görüşülmüş, çalışanların istekleri ve beklentileri sorularak, çalışırken karşılaştıkları zorluklar ve problemler hakkında bilgileri alınmıştır. BİYS’in Geliştirilmesi

[23]

2- Uyum Aşaması BİYS projesi, bilgi işlem departmanındaki grupların mevcut çalışma alışkanlıkları, ihtiyaçları ve beklentileri dikkate alınarak oluşturulmuş ve uyum sürecinde mümkün olduğunca az uyum sorunu yaşanması amaçlanmıştır. BİYS’in Geliştirilmesi

[24]

Tüm iş süreçleri “hizmetler” ve “destek” olmak üzere iki kategoriye ayrılmıştır. BİYS’in Geliştirilmesi

[25]

Destek kısmında kullanıcıların bilgi işlem hizmetlerinden yararlanırken karşılaştıkları sorunların giderilmesi, ihtiyaç duyulması halinde yardımda bulunulması vb. iş süreçleri yer almaktadır. Destek Bildirimleri

[26]

[27]

Hizmetler kısmında ise kullanıcıların bilgi işlem hizmetlerinden faydalandırılması amacıyla yapılan faaliyetler yer almaktadır. Yeni Hizmet Talepleri

[28]

[29]

[30]

Bilgi işlem birimlerinde tüm iş süreçlerinin kayıt altına alınması, daha sonrasında bunların istatistiksel olarak değerlendirilmesine imkân sağlamaktadır. Örneğin bir yılda kaç kullanıcı internet problemleriyle ilgili başvuru yapmaktadır. Elde edilen bu veriler sayesinde yaşanan problemler, aksayan işler tespit edilebilmekte, bunların olası sebepleri ortaya konulup çözüm üretmeye dönük tedbirler alınabilmektedir. Bulgular ve Tartışma

[31]

Bir bilgi işlem projesi olarak düşünülen BİYS projesi KKP’nin birçok özelliklerini karşılamaktadır. KKP’nin uygulanabilirliğini düşüren yüksek maliyet BİYS’nin en güçlü yanlarındandır. KKP’nin işletmelere sağladığı faydalar düşünüldüğünde ise BİYS’nin bilgi işlem birimlerinin amaçlarına hizmet edeceği öngörülmektedir. BİYS hem kullanıcıya hem personele dönük kullanışlı arayüzleri sayesinde tüm bilgi işlem süreçlerini kayıt altına almakta, tek bir merkezden organizasyonu sağlamaktadır. Sonuç

[32]

[1] Aloini, D., Dulmin, R., Mininno, V., “Risk management in KKP Project Introduction: Reivew Of The Literatüre”, Information&Management, Vol.44, pp. 547-567, (2007). [2] Bingi, P., Sharma, M., Godla, J., “Critical Issues Affecting an KKP Implementation. Information Systems Management”, Summer, p. 7-14, (1999). [3] Brakely, H. H., “What Makes KKP Effective”, Manufacturing Systems, Vol 17, No.3/20, p.120, (1999). [4] Çelikkol, M.M., \Bilgi Yönetim Sürecinde Kurumsal Kaynak Planlamasının Finansal Boyutları ve Cam Sektöründe Uygulanması\, Eskişehir, (2000). [5] Davenport, H., Brooks, D., “EntKKPrise Systems And The Supply Chain”, Journal of EntKKPrise Information Management , Vol. 17, No1, pp. 8-19, (2004). [6] Gattiker, T. F. ve Goodhue, D. L.,“Understanding The Local-Level Costs And Benefits Of KKP Through Organizational Information Processing Theory”, Information & Management, Vol.41, No.4, pp. 431-443, (2004). Kaynakça

[33]

[7] Muscatello, R. J., Chen, J. I., “EntKKPrise Resource Planning(KKP): Theory and Practice”, International Journal of EntKKPrise Information Systems, Vol.4, No.1/64, pp. 63-78, (2008). [8] Rashid, M., Hossain L., Patrick, D. J., “The Evolution of KKP Systems: A Historial Perspective Der: ; Nah, Fiona Fui-Hoon”, EntKKPrise Resource Planning Solutions&Management, IRM Pres, Idea Grup Publishing, Hershey, (2002). [9] Sürmeli, F., “Muhasebe Bilgi Sistemi”, Sağlık ve Bilimsel Araştırma Çalışmaları Vakfı Yayınları, No.115, Eskişehir, (1996). [10] Şaylan, O., \Kurumsal kaynak planlaması (KKP) sisteminde kritik başarı faktörlerinin ve kullanıcı memnuniyetinin belirlenmesine yönelik bir araştırma\, Kütahya, (2011). [11] Tunçer, H., \İşletmelerde ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemine Sahip olmanın kurumsal kaynak planlaması üzerine etkisi\, İstanbul, (2011). Kaynakça

Transkript

Bilgi Yönetim Sürecinde Kurumsal Kaynak Planlaması Ve Bir Uygulama: Bi̇ys

Anahtar Kelimeler